Prowadzenie biznesu, nawet niewielkiego wiąże się z codziennym produkowaniem dokumentów, które wymagają przechowywania. Jednym z podstawowych dokumentów, zwłaszcza w działalności handlowo-usługowej jest faktura. Coraz więcej firm ze względów praktycznych postanawia korzystać z e-faktury, czyli dokumentu w wersji elektronicznej. Jakie zalety posiada faktura elektroniczna?
Faktura elektroniczna – ekologiczna
W czasach, gdy tak wiele mówi się o tym, by żyć bardziej ekologicznie, wszelkie dokumenty zachowane w wersji elektronicznej stanowią przyjazny gest dla środowiska. Dlaczego można tak powiedzieć? Otóż drukowanie dużej ilości dokumentów generuje potrzebę zużycia większej ilości papieru. A to naturalnie wpływa na wycinkę drzew, które są wykorzystywane do jego produkcji.
Gdy decydujemy się korzystać z elektronicznej faktury i innych dokumentów, i przechowujemy je w pamięci komputera lub tak zwanej „chmurze” internetowej, przyczyniamy się do zmniejszenia zużycia papieru. A to z kolei jest przyjazne dla naszego środowiska. Ale to nie jedyna zaleta e-faktur.
Faktura elektroniczna – funkcjonalna
O ile w małych firmach uporządkowanie dokumentacji może nie stanowić wielkiego problemu, o tyle w dużych korporacjach bywa to często niemożliwe. Tymczasem przepisy prawne wymagają, by każda firma miała komplet niektórych dokumentów przynajmniej z kilku ostatnich lat. W praktyce może to oznaczać setki, jeśli nie tysiące wydrukowanych kartek przechowywanych w segregatorach, które zajmują niejedną szafę w biurze. O ile segregatory są dobrze opisane, a dokumenty ułożone chronologicznie, znalezienie tego konkretnego nie będzie aż tak trudne. Ale wystarczy, że wkradnie się jakiś błąd, braknie chociaż jednego dokumentu, by w papierach zapanował bałagan.
Korzystanie z e-faktur zupełnie eliminuje ten problem. Możliwość przechowywania ich na dysku pozwala zachować porządek, ponadto można w ten sposób przechowywać o wiele większą ilość dokumentów. Gdy szukamy jednej konkretnej faktury, wystarczy w wyszukiwarce wpisać jej nazwę, by ją odnaleźć. Zaletą jest także możliwość natychmiastowego przesłania faktury elektronicznej drogą mailową. W przeciwieństwie do zwykłej poczty, tak wysłana faktura dotrze do odbiorcy w ułamek sekundy, a jej wysłanie nic nas nie kosztuje. To usprawnia współpracę oraz rozliczanie za poszczególne usługi.
